В кругу специалистов по управлению документами ходит множество утверждений о полезности этого вида деятельности. По большей части они не соответствуют действительности. Принятие их на веру и повторение без понимания того, насколько далеко за рамки практики управления документами нам нужно выйти, чтобы реально получить такую отдачу - это действительно подрывает доверие к нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.] в наших организациях; а если нам не будет доверия в плане той пользы, которую мы можем принести, никто не поверит нам, когда мы начнём заявлять о том, что способны дать невероятную деловую отдачу.
И, как многие из моих читателей знают, я считаю, что мы реально можем принести колоссальную пользу нашим организациям - если только поймём, какие документы и какие из наших практик управления документами действительно способны давать отдачу, чтобы мы могли обоснованно ответить на вопрос Как?, когда от нас этого потребуют. Если же мы не способны дать обоснованный ответ на этот вопрос, и не даём на него ответ заблаговременно (иными словами, сделав утверждение, мы затем должны сказать, как именно обещанное будет реализовано), - то наши организации смотреть на нас как на любого другого коммивояжёра. который обещает целый новый континент, а реально предоставляет ровно столько места, чтобы там уместились наши ботинки.
На мой взгляд, нам необходима ясность в вопросе полезности и отдачи от документов и управления ими, а также понимание того, что необходимо для достижения результата помимо собственно управления документами.
Коротко говоря, создание документов - это способность общего назначения, с которой связан ряд источников внутренне присущей и неотъемлемой пользы. Управление документами - это набор процессов, которые должны (очень сильно должны) улучшить конкретные аспекты получения деловой отдачи посредством введения мер управления в отношении документов.
Внутренне присущая и неотъемлемая польза документов на самом деле лучше всего обоснована в психологии. Дело в том, что документы позволяют нам работать за пределами ограничений нашей памяти. Ограничением номер один для способности людей выполнять любую детальную работу является наша оперативная память. В частности, она имеет очень ограниченную емкость, очень быстро затухает (т.е. мы забываем), и она не очень точна. Таким образом, мы способны помнить не очень многое, не очень долго и с не слишком большой точностью – а это означает, что мы не способны выполнять работу, требующую от нас точного запоминания многого и надолго – если у нас нет чего-то такого, что позволяет нам запоминать множество вещей, на длительное время и с высокой степенью точности. Именно в этом заключается внутренне присущая и неотъемлемая польза документов.
Специфическая полезность практики управления документами, в том виде, в котором она спроектирована сейчас, основана на экономике (т.е. на производстве, распределении и потреблении). Первый источник полезности традиционной практики управления документами связан с экономическими аспектами поиска конкретной информации, когда она зафиксирована на бумаге; а второй - это вопрос затрат на хранение документов (опять же, бумажных).
Первый источник полезности управления документами решает простую проблему, связанную с тем, что ограниченность нашей памяти означает, что мы очень быстро теряем возможность вспомнить, что мы создали и куда мы это положили, - и нам часто приходится полагаться на вещи, созданные другими людьми. Поэтому мы каталогизируем и описываем наши документы, и ещё у нас есть система для их хранения. Всё это уменьшает зависимость от нашей собственной способности запоминать, где что находится. Это основная экономическая проблема для бумажных документов, потому что единственный способ найти утерянный бумажный документ - это заставить людей пойти и просмотреть большие объёмы этих документов; а единственный способ установить, что у нас нет такого документа (при отсутствии каталога) – это прочитать все документы.
Второй источник отдачи - это экономика затрат на хранение, а также соблазн уничтожить первопричину этих затрат. Если Вы обратитесь к предыстории многих государственных архивов, то найдёте множество упоминаний о том, что расходы на хранение документов в городских офисных помещениях выходили из-под контроля, а там, где они были под контролем, иногда уничтожались документы, которые впоследствии потребовались (в частности, в Управлении государственных документов австралийского штата Виктория хранится замечательный документ, описывающий события, предшествовавшие основанию этой архивно-документационной службы штата). Создание группы людей, которые организуют хранение документов в более дешёвом месте, будут использовать понятную систему каталогизации и управления, и будут нести ответственность за деловой процесс уничтожения документов по истечении периода времени, который, по коллективно согласованному мнению, означает конец их полезного использования – это отличный способ улучшить экономику хранения больших объемов бумажной документации.
Конечно, ситуация изменилась в тот момент, когда был изобретен файловый сервер и электронный документ - мы автоматически получили каталог документов виде структуры папок. Тогда основной функцией стал поиск, и нам уже больше не нужно было полистно прочитывать все материалы, чтобы найти нужное с приемлемой степенью надёжности. Стоимость хранения документа резко упала, а сочетание новой структуры затрат и нового законодательства сделало уничтожение рискованным делом - поэтому теперь, конечно, мы всё храним гораздо дольше.
Все сказанное - преамбула к моему мнению о том, что когда коллеги говорят мне, что основной задачей управления документами является обеспечение подотчётности, исполнение законодательно-нормативных требований, эффективный поиск, сохранением знаний, эффективность оперативной работы и т.д. - это заставляет меня задаться вопросом, понимают ли они то, что сами ежедневно делают, потому что перечисленное – это не, что мы получаем от документов в рамках их внутренне присущей и неотъемлемой ценности, и не то, для чего была разработана общая модель управления документами (функциональное описание и управлением сроками хранения).
Всем нам необходимо это осознавать, когда мы делаем заявления о пользе управления документами и деловой отдаче от него.
Если мы даем обещания, выходящие за рамки внутренне присущей и неотъемлемой полезности документов или же того, для чего была разработана типовая практика управления документами в нашей организации, то мы делаем обещания, которым вряд ли поверят. Те, кто их слышит, испытывают то, что психологи называют «когнитивным диссонансом» - это означает (в данном случае), что мы делаем утверждение о реальной жизни, которое не совпадает с их восприятием реальности, и слушатели испытывают дискомфорт, когда наши утверждения не совпадают с их опытом.
Их первой мыслью поэтому, скорее всего, будет: «Нет, это не так». А их вторая мысль (это если нам повезет, и они не остановятся на первой мысли и вообще продолжат с нами разговаривать), скорее всего, будет «Как?» - то есть, каким образом управление документами обеспечит подотчетность? Всё, что вам нужно делать, это каталогизировать наши документы и управлять их жизненным циклом, так как это влияет на подотчётность?
Короткий ответ: «нет, не влияет» - потому что подотчётность не является частью внутренне присущей и неотъемлемой полезности документов, и это не та задача, для решения которой была разработана практика управления документами.
Мой комментарий: Данное высказывание – одна из тех крайностей, которые мешают Карлу донести свои по-настоящему ценные идеи до коллег по профессии. Решает ли электрик задачи по освещению дома и улицы? Или же он просто вкручивает лампочки и паяет провода? Думаю, что в соответствующей службе есть как те, кто занимается высокоуровневой работой – стратегическим планированием и оперативным управлением работами по освещению микрорайона, так и те, кто выполняет одни только технические операции. То же самое можно сказать и об управлении документами. И лично меня, например, мало интересует, зачем службы управления документами и соответствующие практики создавались при Петре I; куда важнее то, какие востребованные задачи они способны решать сегодня.
(Окончание следует)
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/being-very-careful-making-promises
